一、引言
在當下科學研究及各類實驗日益頻繁的背景下,實驗材料管理成為實驗室高效運作的核心環節。從“人工低效”到“智能自動化”,盛元廣通可覆蓋實驗材料的采購、存儲、使用、追蹤等全流程,從功能適配性、技術性能、成本效益、供應商服務、用戶體驗等核心維度綜合評估,并結合實驗室實際需求與行業特性進行針對性選型。顯著提升管理的準確性和效率,減少資源浪費,保障實驗順利開展。
二、核心功能
材料采購管理
供應商管理:盛元廣通實驗材料管理系統對供應商信息進行全面管理,包括供應商的基本信息、聯**式、資質審核、供應能力、歷史合作記錄等。
采購流程優化:從采購申請、審批、訂單生成、發貨跟蹤到驗收設置采購流程和審批權限等環節進行全程管理。可以記錄采購價格、數量、折扣等信息,幫助實驗室管理人員進行成本分析和預算控制。
材料存儲管理
庫存盤點:定期對實驗材料的庫存進行盤點,系統記錄盤點結果并與庫存記錄進行對比,生成盤點報告。
存儲位置管理:通過倉庫布局圖、貨架編號、貨位標簽等方式,快速定位和查找材料??梢愿鶕牧系奶匦院痛鎯σ螅扑]*佳存儲位置,還可以設置庫存上下限,當庫存數量低于下限或高于上*時,系統自動發出預警通知。
材料使用管理
領用登記:實驗人員在領用材料時,通過系統提交領用申請,注明領用材料的名稱、規格、數量、用途等信息。系統根據庫存情況和審批權限進行審核,審核通過后生成領用記錄??梢杂涗泴嶒灢牧系氖褂脮r間、使用人員、使用設備、實驗項目等信息。
歸還管理:對于可重復使用的實驗材料,系統可以記錄其歸還情況,包括歸還時間、歸還數量、損壞情況等。管理人員可以根據歸還情況進行檢查和處理,確保材料的完整性和可再次使用性。
材料追蹤與溯源
批次管理:記錄材料的采購批次、生產批次、入庫批次等信息,提供溯源查詢功能,實驗室管理人員和相關人員可以通過輸入材料的名稱、批次、編號等信息,查詢材料的采購、存儲、使用等全過程信息。
數據統計與分析:系統可以對材料的采購、存儲、使用、追蹤與溯源等數據進行統計和分析,生成各種報表和圖表。
供應商管理
通過建立嚴格的供應商評估和選擇機制,定期對供應商的績效進行評估,包括產品質量、交貨及時性、服務水平、價格合理性等方面。根據評估結果對供應商進行分類管理,對于優秀供應商給予更多的合作機會和獎勵,對于表現不佳的供應商進行整改或淘汰。
采購流程自動化
采購申請與審批:實驗人員或相關部門通過系統提交采購申請,注明采購材料的名稱、規格、數量、用途、預算等信息。系統根據預設的審批流程和權限,自動將申請流轉到相應的審批人員進行審批。審批人員可以在系統中查看申請詳情、歷史采購記錄等信息,進行審批操作并留下審批意見。
采購訂單生成與管理:審批通過后,系統自動生成采購訂單,采購人員可以在系統中對采購訂單進行管理,如查看訂單狀態、修改訂單信息、跟蹤訂單執行情況等。系統可以與供應商的系統進行對接,獲取發貨通知和物流信息。采購人員和相關人員可以在系統中實時查看物流狀態,提前做好接收準備。
采購成本控制
盛元廣通實驗材料管理系統可以記錄采購價格、數量、折扣等信息,在采購申請和審批過程中,系統可以根據預設的預算進行控制。如果采購申請金額超過預算,系統會發出預警通知,審批人員可以根據實際情況進行調整或拒絕。系統可以對采購成本進行分析,生成各種報表和圖表,如采購成本匯總表、采購價格趨勢圖、供應商采購金額排名等。
庫存盤點
采用周期盤點、全盤點或抽樣盤點等方法。利用盛元廣通實驗室材料管理系統LIMS提升盤點效率和準確性。根據盤盈或盤虧的結果調整庫存數據,確保賬實相符。
存儲位置管理
對存儲地點(房間號)進行備案、審核后啟用,確保具備雙人雙鎖等安全管理條件。為每個存儲地點、存儲柜設置預警值,當存量達到預警值后,系統限制該地址的領用操作。實驗室配備符合要求的存儲柜,提交申請后由管理部門審核生成二維碼,實現一柜一碼管理。
通過掃碼可查詢存儲柜內試劑信息,包括實時庫存、采購軌跡、流向軌跡、MSDS等。根據物品的性質、用途、頻率等進行分類存放,便于快速查找和管理。例如,可采用ABC分類法,將物品分為高、中、低價值和使用頻率三類,分別放置在不同區域。
庫存安全管理
對于特殊物品,如化學試劑、藥品等,需按照規定的儲存條件進行存放,可配備溫濕度監測設備進行實時監控。對于危險物品,需采取專門的安全防護措施,如設置防爆柜、防腐蝕儲存架等,并張貼相應的安全標識。對進入倉庫的人員進行嚴格限制和登記,確保只有*權人員能進入。
領用登記
領用申請:實驗人員或相關部門通過系統提交領用申請,注明領用材料的名稱、規格、數量、用途、預計歸還時間(如有)等信息。系統根據預設的審批流程和權限,自動將申請流轉到相應的審批人員進行審批。審批人員可以在系統中查看申請詳情、歷史領用記錄等信息,進行審批操作并留下審批意見。
領用審批出庫:審批通過后,系統自動生成領用記錄,記錄領用日期、領用人、領用材料明細、審批人等信息。倉庫管理人員根據系統中的領用記錄,進行材料的出庫操作,確保實際出庫的材料與領用記錄一致。系統會更新庫存數據,減少相應材料的庫存數量。
使用記錄跟蹤
實驗人員在使用材料過程中,進行實時登記材料的使用時間、使用地點、使用目的、使用量等信息。管理人員可以根據不同的條件,如材料名稱、領用人、使用時間、使用地點等,查詢和統計材料的使用情況。
材料歸還管理
歸還申請:實驗人員在使用完材料后,通過系統提交歸還申請,注明歸還材料的名稱、規格、數量、歸還日期等信息。系統根據領用記錄自動匹配相應的領用信息,進行初步核對。審批人員對歸還申請進行審批,確認歸還材料的數量、質量等是否符合要求。審批通過后,系統更新庫存數據,增加相應材料的庫存數量。
歸還入庫:倉庫管理人員根據系統中的歸還記錄,對歸還的材料進行驗收和入庫操作,確保實際入庫的材料與歸還記錄一致。對于不符合要求的材料,如損壞、變質等,系統可記錄相關情況,并進行相應的處理,如要求賠償、報廢等。
批次管理
批次定義與編號:在實驗材料管理系統中,需要詳細記錄每個批次的相關信息,包括批次編號、材料名稱、規格型號、供應商名稱、采購日期、到貨日期、數量、質量檢驗結果等。
批次庫存管理:系統實時跟蹤每個批次的庫存數量和狀態,包括已領用數量、剩余數量、是否過期等。在進行庫存盤點和調整時,在實驗過程中記錄每個批次材料的使用日期、使用部門、使用人員、使用量、使用目的等。
溯源查詢
盛元廣通實驗材料管理系統生成各種溯源報表,如批次追溯報表、供應商追溯報表、使用情況追溯報表等。這些報表可以以圖表或表格的形式呈現,直觀地展示實驗材料的溯源信息。